Kurzantwort: Adobe- und Designtool-Lizenzen sind selten zu teuer, aber oft zu breit ausgerollt: Mehr Personen haben Creative-Cloud-, Acrobat- oder Designlizenzen, als tatsächlich damit arbeiten. Hinzu kommen parallele Tools wie Figma, Canva und Miro. Ein SaaS- und Lizenz-Audit deckt inaktive Accounts, Überschneidungen und Downgrade-Potenziale auf.
Adobe-Lizenzen sind ein Klassiker – nicht, weil sie immer zu teuer wären, sondern weil sie oft zu breit ausgerollt werden. In vielen Unternehmen haben deutlich mehr Personen Creative-Cloud-, Acrobat- oder Designlizenzen, als tatsächlich regelmäßig damit arbeiten.
Das eigentliche Problem ist Tool-Governance
Dazu kommen Canva, Figma, Sketch, Miro, Stockfoto-Abos, Video-Tools, PDF-Tools, Agenturzugänge und doppelte Designsysteme. Einzeln wirkt das überschaubar. In Summe entsteht ein Tool-Stack, den niemand mehr vollständig überblickt. Das Problem ist nicht das einzelne Tool – es ist die fehlende Tool-Governance.
Gerade in Marketing, E-Commerce und Produktteams wachsen Softwarekosten unbemerkt. Der CEO sieht Kampagnen, der CFO sieht Kosten – aber die eigentliche Ursache liegt in den Details.
So senken Sie die Kosten
Tatsächliche Nutzung prüfen
Wer nutzt welche Designlizenz wirklich, und welche Accounts waren 90 Tage inaktiv? Inaktive Lizenzen sind die naheliegendste Einsparquelle.
Überschneidungen identifizieren
Welche Tools überschneiden sich funktional? Häufig laufen mehrere Design- oder Whiteboard-Tools parallel, die dasselbe leisten.
Agentur- und Abteilungszugänge prüfen
Gibt es zusätzlich Agenturlizenzen, und kaufen einzelne Abteilungen separat ein? Diese verstreuten Quellen treiben die Kosten.
Downgrades und Verlängerungen
Welche Lizenzen lassen sich downgraden, und welche Verträge verlängern sich automatisch? Beides gehört regelmäßig auf den Prüfstand.
Häufige Fragen
Wie erkennt man ungenutzte Adobe-Lizenzen? Über die Aktivitätsdaten der Admin-Konsole. Accounts ohne Nutzung über 90 Tage sind klare Kandidaten für Reduktion oder Downgrade.
Sollte man Designtools konsolidieren? Wo sich Funktionen überschneiden, ja. Ein führendes Tool je Aufgabe spart Lizenzkosten und vereinfacht die Zusammenarbeit.
Was bringt ein SaaS- und Lizenz-Audit? Er macht Nutzung, Überschneidungen und Verlängerungen sichtbar – die Grundlage, um Lizenzen gezielt zu reduzieren statt pauschal zu kürzen.
Fazit
Ein sauberer SaaS- und Lizenz-Audit holt bei Design- und Kreativtools oft schnell zweistellige Prozente zurück – ohne dass jemand, der die Tools wirklich braucht, etwas verliert.
Bei Von Falkenrath & Company durchleuchten wir Software- und Lizenzlandschaften systematisch – zu 100 % erfolgsabhängig. Mehr auf Von Falkenrath & Company.
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Über den Autor Tom Illauer ist Gründer von Von Falkenrath & Company, Geschäftsführer eines Handelsunternehmens sowie Diplom-Betriebswirt und Diplom-Investmentbanker. Tool-Governance in wachsenden Teams ist ihm aus der Praxis vertraut. —