Kurzantwort: CRM-Systeme wie Salesforce und HubSpot sind selten zu teuer – sie sind falsch dimensioniert. Unternehmen zahlen für zu viele Seats, ungenutzte Module, doppelte Funktionen und überdimensionierte Pakete. Wer aktive Nutzer, genutzte Module und die Kosten pro aktivem Nutzer prüft, bringt Nutzen und Preis wieder in Einklang.
CRM-Systeme sind oft nicht zu teuer. Sie sind falsch dimensioniert. Salesforce, HubSpot und ähnliche Systeme können enorme Werte schaffen. Aber viele Unternehmen zahlen für mehr, als sie nutzen.
Warum ein CRM selten kleiner wird
Ein CRM wird selten kleiner – es wird immer größer. Mehr Nutzer, mehr Module, mehr Automationen, mehr Integrationen, mehr Berater, mehr Kosten. Aber nicht automatisch mehr Nutzen. Typische Kostentreiber sind zu viele Seats, zu hohe Pakete, ungenutzte Module, doppelte Funktionen, zu viele Add-ons und historisch gewachsene Agentur-Setups, die niemand mehr versteht.
So senken Sie Ihre CRM-Kosten
Aktive Nutzer ermitteln
Wie viele Nutzer sind wirklich aktiv? Inaktive Seats sind die naheliegendste Einsparquelle. Die Kosten pro aktivem Nutzer sind die ehrlichste Kennzahl.
Genutzte Module prüfen
Welche Module werden tatsächlich verwendet – und welche Pakete sind überdimensioniert? Oft lässt sich auf eine günstigere Lizenzstufe wechseln, ohne dass jemand etwas vermisst.
Add-ons und Automationen aufräumen
Doppelte Add-ons und längst vergessene Automationen erhöhen die Kosten, ohne Nutzen zu stiften. Eine Bereinigung schafft Klarheit und spart.
Lizenzmodell hinterfragen
Gibt es günstigere Lizenzlogiken für die tatsächliche Nutzung? CRM-Anbieter haben oft mehrere Modelle, die zur jeweiligen Organisationsgröße unterschiedlich gut passen.
Häufige Fragen
Wie erkennt man ungenutzte CRM-Seats? Über die Login- und Aktivitätsdaten des Systems. Seats ohne regelmäßige Nutzung sind klare Kandidaten für eine Reduktion.
Lohnt sich ein Wechsel des CRM-Systems? Selten allein aus Kostengründen – ein Wechsel ist aufwendig. Meist liegt der Hebel in der richtigen Dimensionierung des bestehenden Systems.
Ist CRM ein IT- oder Vertriebsthema? Beides. Die kaufmännische Prüfung gelingt nur, wenn Nutzung (Vertrieb/Marketing), Technik (IT) und Kosten (Finance) zusammen betrachtet werden.
Fazit
CRM gilt zu Recht als Wachstumsinfrastruktur. Aber Wachstumsinfrastruktur braucht Kostenkontrolle – sonst wird aus Enablement ein EBITDA-Leak. Nutzung, Wertbeitrag und Lizenzmodell müssen zusammenpassen.
Bei Von Falkenrath & Company prüfen wir CRM- und SaaS-Kosten kaufmännisch – zu 100 % erfolgsabhängig. Mehr auf Von Falkenrath & Company.
Weiterlesen: Ungenutzte SaaS-Abos aufspüren · Enterprise-Verträge und Renewals steuern
Über den Autor Tom Illauer ist Gründer von Von Falkenrath & Company, Geschäftsführer eines Handelsunternehmens sowie Diplom-Betriebswirt und Diplom-Investmentbanker. Die kaufmännische Bewertung von Wachstumsinfrastruktur gehört zu seinem Alltag. —