Kurzantwort: Der teuerste Moment eines Softwarevertrags ist oft nicht der Abschluss, sondern die automatische Verlängerung – zu alten Konditionen, alten Nutzerzahlen und alten Annahmen. Wer einen Vertragskalender führt, Renewals mit sechs Monaten Vorlauf vorbereitet, Nutzung prüft und Alternativen benchmarkt, vermeidet, zwölf weitere Monate zu viel zu zahlen.
Der teuerste Moment in einem Softwarevertrag ist oft nicht der Abschluss. Sondern die automatische Verlängerung. Viele SaaS- und Cloud-Verträge enthalten Fristen, Preissteigerungen, Mindestabnahmen oder Committed Use Discounts. Verhandelt niemand rechtzeitig, verlängert sich der Vertrag einfach.
Warum stille Verlängerungen so teuer sind
Der Vertrag läuft weiter – zu alten Konditionen, mit alten Nutzerzahlen, mit alten Annahmen und altem Wachstumspfad. Typische Fehler sind: Verlängerungsfrist verpasst, Nutzerzahlen nicht angepasst, Commitment zu hoch, Preiserhöhung akzeptiert, kein Benchmark, keine Alternativangebote, keine zentrale Vertragsübersicht und kein Owner für das Renewal.
Der Hebel liegt in der Vorbereitung
Gerade bei Enterprise-Verträgen steckt viel Potenzial im Vorlauf. Wer zwei Wochen vor Ablauf verhandelt, hat kaum Hebel. Wer sechs Monate vorher startet, schon.
Vertragskalender erstellen
Eine zentrale Übersicht aller Verträge mit Laufzeiten und Kündigungsfristen ist die Basis. Sie verhindert, dass Renewals überrascht eintreffen.
Renewals priorisieren und vorbereiten
Die größten Verträge zuerst: Nutzung prüfen, Alternativen benchmarken, Commitments neu kalkulieren und Kündigungsoptionen aktiv halten.
Konditionen aktiv verhandeln
Rabatte und Credits sind verhandelbar – aber nur mit Vorbereitung, realistischen Nutzerzahlen und glaubwürdigen Alternativen.
Was Sie tun sollten
- Vertragskalender mit allen Laufzeiten erstellen
- Renewals nach Volumen priorisieren
- Nutzung vor jeder Verlängerung prüfen
- Alternativen benchmarken
- Commitments neu kalkulieren
- Rabatte und Credits verhandeln
- Kündigungsoptionen aktiv halten
Häufige Fragen
Wie früh sollte man ein Renewal vorbereiten? Idealerweise sechs Monate vor Ablauf. Dann bleibt Zeit, Nutzung zu prüfen, Alternativen einzuholen und mit echtem Hebel zu verhandeln.
Was ist ein Committed Use Discount? Ein Rabatt für die Zusage, ein bestimmtes Volumen über eine Laufzeit abzunehmen. Er lohnt sich nur, wenn das Commitment realistisch kalkuliert ist.
Wie verhindert man stille Verlängerungen? Durch einen zentralen Vertragskalender mit dokumentierten Kündigungsfristen und einem klaren Owner je Vertrag.
Fazit
Viele Unternehmen verhandeln zu spät – und zahlen dann zwölf weitere Monate zu viel. Kostenlecks sind leise, und automatische Verlängerungen sind besonders leise.
Bei Von Falkenrath & Company strukturieren wir Vertrags- und Renewal-Management mit messbarem Effekt – zu 100 % erfolgsabhängig. Mehr auf Von Falkenrath & Company.
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Über den Autor Tom Illauer ist Gründer von Von Falkenrath & Company, Geschäftsführer eines Handelsunternehmens sowie Diplom-Betriebswirt und Diplom-Investmentbanker. Renewal-Management ist für ihn einer der unterschätztesten Kostenhebel überhaupt.