Kurzantwort: Google-Workspace-Kosten senken Unternehmen durch den Abgleich der Nutzerliste mit HR-Daten, das Entfernen inaktiver und externer Accounts, das Anpassen zu großer Speicherpläne und einen sauberen Offboarding-Prozess. Das Kernproblem: Es fühlt sich niemand zuständig – HR kennt die Austritte, IT die Accounts, Finance die Rechnung, aber selten greift ein gemeinsamer Prozess.
Google Workspace ist bequem – und genau deshalb wird es oft teuer. Viele Unternehmen starten schlank. Dann wachsen die Teams.
Wie der Account-Wildwuchs entsteht
Freelancer bekommen Zugänge, Agenturen bekommen Zugänge, externe Partner bekommen Zugänge, ehemalige Mitarbeitende bleiben archiviert, Speicherpakete wachsen, Add-ons kommen dazu. Irgendwann gibt es mehr Accounts als aktive Nutzer.
Das Problem: Niemand fühlt sich zuständig. HR kennt die Austritte, IT kennt die Accounts, Finance sieht die Rechnung. Aber selten gibt es einen sauberen Prozess zwischen allen drei Bereichen.
So senken Sie die Kosten
Nutzerliste gegen HR-Daten abgleichen
Der wirksamste Schritt: die Account-Liste mit den HR-Daten abgleichen. Inaktive Nutzer und Accounts ausgeschiedener Mitarbeiter sind die häufigste Einsparquelle.
Externe Accounts und Speicherpläne prüfen
Externe Zugänge und zu große Speicherpläne gehören regelmäßig überprüft. Oft passen die Pläne längst nicht mehr zur realen Nutzung.
Doppelte Tools konsolidieren
Wo neben Workspace weitere Kollaborationstools laufen, lohnt die Frage nach Konsolidierung.
Offboarding-Prozess etablieren
Ein klarer Offboarding-Prozess, der Accounts automatisch freigibt, verhindert, dass sich der Wildwuchs immer wieder neu aufbaut.
Was Sie prüfen sollten
- Nutzerliste gegen HR-Daten
- Aktivität je Account
- Speichernutzung und -pläne
- Lizenzmodell
- externe Nutzer
- doppelte Tools
- monatliche Kostenentwicklung
Häufige Fragen
Warum zahlen Unternehmen für inaktive Workspace-Accounts? Weil ein sauberer Offboarding-Prozess fehlt. Ohne automatische Freigabe bleiben Accounts ausgeschiedener Mitarbeiter aktiv und kostenpflichtig.
Wie viel lässt sich einsparen? Je nach Pflegezustand zweistellige Prozentwerte – vor allem durch das Entfernen inaktiver und externer Accounts.
Wer sollte das Lizenzmanagement verantworten? Idealerweise ein definierter Owner, der HR, IT und Finance in einem klaren Prozess zusammenführt.
Fazit
Das klingt operativ – ist es auch. Aber genau operative Details entscheiden über die Marge. Viele Unternehmen wachsen und skalieren ihre Ineffizienzen gleich mit.
Bei Von Falkenrath & Company bringen wir Lizenz- und Account-Management in Ordnung – zu 100 % erfolgsabhängig. Mehr auf Von Falkenrath & Company.
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Über den Autor Tom Illauer ist Gründer von Von Falkenrath & Company, Geschäftsführer eines Handelsunternehmens sowie Diplom-Betriebswirt und Diplom-Investmentbanker. Den Zusammenhang von HR-, IT- und Finance-Prozessen kennt er aus der Praxis wachsender Organisationen.