Kurzantwort: IT-Dienstleister- und Managed-Services-Kosten senken Unternehmen, indem sie Leistungsumfang, Ticketvolumen, SLA-Nutzung und Systemliste regelmäßig prüfen und gegen Alternativen benchmarken. Häufige Leaks sind zu hohe SLA-Level, Pauschalen für nicht mehr genutzte Systeme, doppelte Leistungen und automatische Vertragsverlängerungen. Der Partner kann meist bleiben – Konditionen und Umfang müssen passen.
Viele Unternehmen zahlen IT-Retainer, die nie wieder hinterfragt werden. Managed Services sind wichtig – aber sie sind oft historisch gewachsen.
Wie Retainer aus dem Tritt geraten
Ein Vertrag beginnt mit klarem Leistungsumfang. Dann kommen Systeme dazu, Menschen gehen, Prozesse ändern sich, Cloud ersetzt Server, Tools werden ausgetauscht, der Supportbedarf sinkt oder verlagert sich. Der Retainer bleibt – manchmal über Jahre.
Typische Kostenlecks sind zu hohe SLA-Level, Pauschalen für nicht mehr genutzte Systeme, doppelte Leistungen, alte Wartungsverträge, unklare Ticketvolumen, nicht genutzte Supportkontingente, automatische Vertragsverlängerungen und Projektleistungen im Retainer ohne klare Abgrenzung. Das Problem: IT-Dienstleisterkosten wirken wie „notwendige Infrastruktur” – und werden genau deshalb selten optimiert.
So bringen Sie Leistung und Preis in Einklang
Leistungsumfang und Ticketvolumen prüfen
Was wird tatsächlich geleistet, und wie hoch ist das reale Ticketvolumen? Oft passt der vereinbarte Umfang längst nicht mehr zum Bedarf.
SLA-Level hinterfragen
Braucht jedes System das höchste Service-Level? Differenzierte SLAs nach Kritikalität senken die Kosten, ohne wichtige Systeme zu gefährden.
Systemliste und Retainer-Logik abgleichen
Werden noch Pauschalen für Systeme gezahlt, die längst abgeschaltet sind? Die Systemliste gehört regelmäßig abgeglichen.
Benchmarken statt wechseln
Bestehende Partner können oft bleiben. Aber Konditionen, Umfang und Steuerung sollten gegen den Markt benchmarkt werden.
Was Sie prüfen sollten
- Leistungsumfang und Ticketvolumen
- SLA-Nutzung je System
- aktuelle Systemliste vs. Retainer
- Projektabrechnung im Retainer
- Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen
- Benchmark mit Alternativen
Häufige Fragen
Muss man den IT-Dienstleister wechseln, um zu sparen? Meist nicht. Der Hebel liegt in Umfang, SLA-Level und Konditionen – der Partner kann in der Regel bleiben.
Was ist ein Managed-Services-Retainer? Eine meist monatliche Pauschale für laufende IT-Leistungen wie Support, Wartung und Betrieb definierter Systeme.
Wie oft sollte man IT-Verträge prüfen? Mindestens jährlich und vor jeder automatischen Verlängerung – gerade weil sich die IT-Landschaft schnell verändert.
Fazit
Kostenoptimierung heißt nicht, den IT-Partner zu schwächen. Es heißt, Leistung und Preis wieder in Einklang zu bringen.
Bei Von Falkenrath & Company prüfen wir IT-Dienstleister- und Managed-Services-Verträge strukturiert – zu 100 % erfolgsabhängig. Mehr auf Von Falkenrath & Company.
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Über den Autor Tom Illauer ist Gründer von Von Falkenrath & Company sowie Diplom-Betriebswirt und Diplom-Investmentbanker. Historisch gewachsene Dienstleisterverträge sind ihm aus Restrukturierungen bestens vertraut.