Kurzantwort: Microsoft-365-Kosten senken Unternehmen vor allem durch das Löschen inaktiver Accounts und Lizenzen von Ex-Mitarbeitern, das Downgraden zu hoher Lizenzstufen, das Beenden ungenutzter Add-ons und das Konsolidieren paralleler Tools wie Teams, Zoom, Slack und Dropbox. Einzelne Lizenzen wirken günstig – bei Hunderten Nutzern entsteht ein relevanter Block.
Microsoft 365 ist in vielen Unternehmen ein stiller Kostentreiber. Nicht, weil Microsoft schlecht wäre. Sondern weil Lizenzen selten sauber gepflegt werden.
Die typischen Kostenfallen
Ex-Mitarbeiter bleiben aktiv. Inaktive Accounts werden nicht gelöscht. Zu viele Nutzer haben Premium-Lizenzen. Frontline-Mitarbeiter bekommen zu große Pakete. Teams, Zoom, Slack und Dropbox laufen parallel. Add-ons werden gebucht, aber nicht genutzt.
Einzelne Lizenzen wirken günstig. Aber bei 200, 500 oder 2.000 Nutzern entsteht schnell ein erheblicher Kostenblock. Gerade in Wachstum und Restrukturierung sieht man häufig dasselbe: Die Mitarbeiterzahl wurde angepasst – die Lizenzstruktur nicht.
So bereinigen Sie Ihre Microsoft-365-Lizenzen
Aktive gegen inaktive Nutzer abgleichen
Der erste und wirksamste Schritt: die Nutzerliste gegen die HR-Daten abgleichen. Ausgeschiedene Mitarbeiter und seit Monaten inaktive Accounts sind die häufigste Einsparquelle.
Lizenzstufen je Rolle prüfen
Nicht jeder Nutzer braucht das größte Paket. Wer Lizenztypen an die tatsächliche Rolle anpasst – und überdimensionierte Pakete downgradet – senkt die Kosten ohne Funktionsverlust für die Nutzer, die sie brauchen.
Doppelte Tools konsolidieren
Wenn Teams, Zoom, Slack und Dropbox parallel laufen, zahlt das Unternehmen mehrfach für dieselbe Funktion. Eine Konsolidierung spart Lizenzkosten und reduziert Komplexität.
Add-ons und Verlängerungen kontrollieren
Gebuchte, aber ungenutzte Add-ons und automatische Verlängerungen gehören regelmäßig überprüft. Ein sauberer Einkaufsprozess mit klaren Admin-Rechten verhindert Wildwuchs.
Checkliste
- Aktive vs. inaktive Nutzer ermitteln
- Lizenzen von Ex-Mitarbeitern entfernen
- Lizenztypen je Rolle anpassen und downgraden
- Doppelte Kollaborationstools konsolidieren
- Ungenutzte Add-ons beenden
- Automatische Verlängerungen und Einkaufsprozess prüfen
Häufige Fragen
Wie viel lässt sich bei Microsoft 365 sparen? Je nach Pflegezustand sind zweistellige Prozentwerte üblich – allein durch das Entfernen inaktiver Lizenzen und das Anpassen der Lizenzstufen.
Ist das ein IT- oder ein Finance-Thema? Beides. Die Bereinigung gelingt nur, wenn HR (Austritte), IT (Accounts) und Finance (Kosten) zusammenarbeiten.
Wie oft sollte man Lizenzen prüfen? Mindestens jährlich, idealerweise mit einem laufenden Offboarding-Prozess, der Lizenzen automatisch freigibt.
Fazit
Microsoft-Lizenzen zu optimieren ist kein IT-Kleinkram, sondern ein sauberer EBITDA-Hebel. Die meisten CEOs sehen diese Position nie – aber sie zahlen sie jeden Monat.
Bei Von Falkenrath & Company durchleuchten wir Lizenz- und Software-Kosten systematisch – zu 100 % erfolgsabhängig. Mehr auf Von Falkenrath & Company.
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Über den Autor Tom Illauer ist Gründer von Von Falkenrath & Company, Geschäftsführer eines Handelsunternehmens sowie Diplom-Betriebswirt und Diplom-Investmentbanker. Er kennt die Lizenz-Realität wachsender Unternehmen aus erster Hand.