Kurzantwort: Unternehmen senken SaaS-Kosten, indem sie alle Abonnements zentral erfassen, die tatsächliche Nutzung je Tool messen, doppelte Funktionen konsolidieren, automatische Verlängerungen kontrollieren und für jedes Tool einen verantwortlichen Owner festlegen. Das eigentliche Problem ist selten ein zu teures Tool, sondern die fehlende Steuerung der Summe.
SaaS ist der neue Büromaterialschrank – nur teurer. Früher wurden Kugelschreiber doppelt bestellt, heute sind es Software-Tools. Ein Team bucht ein Projektmanagement-Tool, ein anderes nutzt ein zweites. Marketing hat eigene Analytics, Sales ein CRM-Add-on, HR eine Recruiting-Software, IT diverse Security-Tools. Finance sieht am Ende nur viele kleine Abbuchungen.
Warum SaaS-Kosten unbemerkt wachsen
SaaS-Kosten dezentralisieren sich. Eine Kreditkarte hier, ein Monatsabo dort, ein Jahresvertrag irgendwo – und überall eine automatische Verlängerung im Hintergrund. Irgendwann bezahlt ein Unternehmen 80 Tools, aber niemand kann sagen, welche davon wirklich gebraucht werden.
Das ist kein reines IT-Problem, sondern ein Organisationsproblem. Und in der Summe ein EBITDA-Problem. Denn die einzelnen Beträge wirken klein, und genau deshalb prüft sie niemand.
So senken Sie Ihre SaaS-Kosten
Schritt 1: Vollständige Inventur
Erfassen Sie alle SaaS-Abbuchungen – über alle Kreditkarten, Konten und Jahresverträge hinweg. Erst die vollständige Liste zeigt das wahre Ausmaß. Häufig tauchen hier Tools auf, von denen die zentrale IT gar nichts wusste (Shadow-IT).
Schritt 2: Nutzung messen
Für jedes Tool gilt die entscheidende Frage: Wie viele Lizenzen sind tatsächlich aktiv im Einsatz? Inaktive Accounts, Lizenzen ehemaliger Mitarbeiter und überdimensionierte Pakete sind die häufigsten Einsparquellen. Die Kosten pro aktivem Nutzer sind dabei die ehrlichste Kennzahl.
Schritt 3: Doppelte Funktionen konsolidieren
Viele Unternehmen zahlen parallel für Tools, die dasselbe können – mehrere Kollaborations-, Analytics- oder Projektmanagement-Lösungen nebeneinander. Eine Konsolidierung auf ein führendes Tool je Funktion spart Lizenzkosten und reduziert Komplexität.
Schritt 4: Verlängerungen und Fristen kontrollieren
Der teuerste Moment eines Softwarevertrags ist oft nicht der Abschluss, sondern die automatische Verlängerung. Ein zentraler Vertragskalender mit allen Kündigungsfristen verhindert, dass sich Verträge still zu alten Konditionen verlängern.
Schritt 5: Owner und Prozess festlegen
Jedes Tool braucht einen Verantwortlichen, der über Nutzen und Kosten entscheidet. Ein einfacher Freigabeprozess für neue Software verhindert, dass das Portfolio wieder unkontrolliert wächst.
Checkliste: SaaS-Audit
- Alle SaaS-Abbuchungen über alle Karten und Konten erfassen
- Aktive vs. inaktive Nutzer je Tool ermitteln
- Lizenzstufen gegen den realen Bedarf prüfen
- Doppelte Funktionen identifizieren und konsolidieren
- Kündigungsfristen und automatische Renewals dokumentieren
- Owner je Tool und Freigabeprozess für Neuanschaffungen festlegen
Häufige Fragen
Wie viel lässt sich bei SaaS-Kosten einsparen? Je nach Reifegrad der Steuerung sind zweistellige Prozentwerte üblich – allein durch das Entfernen inaktiver Lizenzen, das Konsolidieren von Doppel-Tools und das Stoppen ungenutzter Abos.
Was ist Shadow-IT? Shadow-IT bezeichnet Software, die einzelne Teams oder Mitarbeiter ohne Wissen der zentralen IT anschaffen – oft per Kreditkarte. Sie ist eine der Hauptquellen für unkontrollierte SaaS-Kosten.
Wie oft sollte man ein SaaS-Audit durchführen? Mindestens einmal jährlich, idealerweise mit laufendem Monitoring. So bleibt das Portfolio dauerhaft schlank statt nur kurzfristig.
Fazit
Viele Unternehmen verlieren nicht Geld, weil ein einzelnes Tool zu teuer ist – sondern weil niemand die Summe steuert. Ein strukturierter SaaS-Audit schafft Transparenz und holt schnell zweistellige Prozente zurück.
Bei Von Falkenrath & Company durchleuchten wir Software- und Lizenzkosten systematisch – zu 100 % erfolgsabhängig. Mehr auf Von Falkenrath & Company.
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Über den Autor Tom Illauer ist Gründer von Von Falkenrath & Company, Geschäftsführer eines Handelsunternehmens sowie Diplom-Betriebswirt und Diplom-Investmentbanker. Er kennt aus eigener Erfahrung, wie schnell Software-Portfolios in wachsenden Unternehmen die Kontrolle verlieren.