SaaS-Lizenzen optimieren: Kosten und Doppel-Tools senken

Kurzantwort

SaaS-Kosten lassen sich am zuverlässigsten senken, wenn Unternehmen nicht bei Preisverhandlungen starten, sondern bei der Nutzung. Zuerst werden alle Tools, Verträge und Seats erfasst. Danach folgt der Abgleich mit aktiven Nutzern, Funktionsbedarf und Überschneidungen. Erst dann werden Lizenzstufen, Enterprise-Pakete, Laufzeiten und Preise neu verhandelt. Die größten Leaks sind inaktive Accounts, ehemalige Mitarbeiter, doppelte Tools, unnötige Premium-Funktionen und automatische Renewals.

Warum SaaS-Kosten schneller wachsen als Headcount

Software wird heute dezentral gekauft. Marketing bucht ein Analytics-Tool, Sales erweitert das CRM, HR ergänzt Recruiting-Software und die IT stellt Collaboration-Lizenzen bereit. Jede Entscheidung kann einzeln sinnvoll sein. In Summe entsteht jedoch ein Stack, den niemand vollständig besitzt.

Das typische Problem: Neue Tools werden aktiv eingeführt, alte aber selten aktiv beendet. Nach zwei oder drei Jahren zahlt das Unternehmen für Überschneidungen, Pilotprojekte und Funktionen, deren ursprünglicher Business Case längst verschwunden ist.

Die fünf größten SaaS-Kostenfallen

1. Inaktive Seats

Mitarbeiter verlassen das Unternehmen, wechseln Rollen oder nutzen ein Tool nicht mehr. Wenn Offboarding-Prozesse nicht mit dem Lizenzmanagement verbunden sind, läuft die Rechnung weiter.

2. Zu hohe Lizenzstufen

Nicht jeder Nutzer benötigt Enterprise. Häufig brauchen nur wenige Personen Reporting, Administration oder erweiterte Compliance-Funktionen. Der Rest könnte mit einer günstigeren Stufe arbeiten.

3. Doppelte Tools

Miro und FigJam, Slack und Teams, Zoom und Teams, mehrere Passwortmanager, mehrere BI-Tools oder mehrere Projektmanagementsysteme: Überschneidungen entstehen oft durch Teams, Akquisitionen oder individuelle Präferenzen.

4. Automatische Renewals

Viele SaaS-Verträge belohnen frühe Verlängerung oder binden Unternehmen für zwölf bis 36 Monate. Wer erst nach dem Renewal über Nutzung spricht, hat einen Großteil seiner Verhandlungsmacht verloren.

5. Module ohne Business Case

CRM-, Marketing- und ERP-Anbieter erweitern Verträge gerne um Zusatzmodule. Einige liefern echten Mehrwert, andere bleiben nach dem Pilot ungenutzt. Deshalb sollte jedes Modul einen Owner und eine messbare Nutzung haben.

Microsoft 365 und Google Workspace: Basislizenzen sind nicht banal

Collaboration-Suites wirken wie Commodity, sind aber aufgrund der Nutzerzahl häufig große Kostenblöcke. Relevant sind vor allem ehemalige Mitarbeiter, externe Nutzer, Serviceaccounts, doppelte Postfächer, Speicherbedarf und unterschiedliche Lizenzstufen.

Ein monatlicher Abgleich zwischen HR-System und Lizenzverwaltung ist eine der einfachsten Kontrollen. Neue Mitarbeiter werden automatisiert angelegt – ausgeschiedene sollten genauso zuverlässig entfernt oder auf notwendige Archiv-/Mailbox-Modelle umgestellt werden.

Vertiefend dazu: Microsoft-365-Kosten senken und Google-Workspace-Kosten senken.

Salesforce, HubSpot & CRM: Seats sind nur die erste Ebene

Bei CRM-Systemen entsteht die Rechnung oft aus Seats, Editionen, Kontakten, Marketingvolumen, Add-ons und Service-Modulen. Deshalb reicht es nicht, „aktive Nutzer“ zu zählen.

Fragen Sie zusätzlich:

• Welche Funktionen werden wirklich genutzt?
• Welche Teams benötigen Schreibzugriff und welche nur Reporting?
• Wie viele Marketingkontakte sind tatsächlich aktiv?
• Gibt es Add-ons, die funktional durch andere Systeme ersetzt wurden?
• Werden Sandbox-, API- oder Zusatzkapazitäten benötigt?
• Wie stark ist das Unternehmen technisch vom Anbieter abhängig?

Die letzte Frage ist wichtig für die Verhandlung. Je höher die Switching Costs, desto früher sollte ein Renewal vorbereitet werden.

Adobe, Design- und Kreativtools: das stille Doppelportfolio

Kreativteams arbeiten oft mit mehreren spezialisierten Werkzeugen. Das ist nicht automatisch ineffizient. Teuer wird es, wenn jeder Nutzer das volle Paket besitzt, obwohl nur einzelne Anwendungen gebraucht werden.

Dazu kommen parallele Tools wie Adobe Creative Cloud, Figma, Canva, Miro und weitere Speziallösungen. Eine Tool-Konsolidierung sollte nie gegen Produktivität arbeiten. Sie sollte sichtbar machen, welche Funktionen kritisch sind und wo Überschneidungen tatsächlich ohne Qualitätsverlust reduziert werden können.

Der SaaS-Audit in fünf Schritten

Schritt 1: Spend erfassen

Exportieren Sie alle Softwarelieferanten aus Kreditorenbuchhaltung, Kreditkarten und Expense-Systemen. SaaS wird nicht nur über klassische Eingangsrechnungen bezahlt.

Schritt 2: Verträge und Renewals erfassen

Dokumentieren Sie Laufzeit, Kündigungsfrist, Mindestabnahme, Nutzerzahl, Preis pro Einheit und automatische Verlängerung.

Schritt 3: Nutzung messen

Aktive Logins sind ein guter Anfang, aber nicht genug. Entscheidend ist die Nutzung der teuren Funktionen.

Schritt 4: Funktionen mappen

Welche Tools lösen denselben Use Case? Wo gibt es Überschneidungen? Welche Integration macht einen Wechsel teuer?

Schritt 5: Verhandlung und Governance

Erst nach Bereinigung wird über Preis, Staffel und Laufzeit verhandelt. Danach braucht es einen festen Prozess für neue SaaS-Käufe.

So verhandeln Sie Enterprise-Renewals besser

Der schlechteste Zeitpunkt für eine Verhandlung ist zwei Wochen vor Vertragsende. Beginnen Sie je nach Vertragsgröße drei bis sechs Monate vorher. Dann können Sie realistisch Alternativen prüfen, Nutzerzahlen reduzieren und interne Freigaben vorbereiten.

Verhandeln Sie nicht nur den Seat-Preis. Relevant sind außerdem:

• Ramp-up- und Ramp-down-Rechte.
• True-up statt starrer Mindestmenge.
• Preisdeckel für Folgejahre.
• Zahlungsziel und Abrechnungsfrequenz.
• kostenlose Sandboxen oder Testkontingente.
• Support- und Success-Leistungen.
• Exit- und Datenexportbedingungen.

SaaS-Governance nach dem Audit

Ein einmaliger SaaS-Audit spart Geld, löst aber das strukturelle Problem nicht. Ohne Governance entsteht das gleiche Portfolio wenige Monate später erneut. Unternehmen sollten deshalb einen einfachen Beschaffungsprozess definieren: Wer darf neue Tools buchen? Ab welchem Jahreswert braucht es Einkauf oder IT? Wer prüft Datenschutz und Informationssicherheit? Wer ist Business Owner? Wann wird der Nutzen erstmals überprüft?

Besonders wirksam ist ein Renewal-Kalender. Jeder größere Vertrag erhält 120, 90 und 60 Tage vor Verlängerung automatische Erinnerungen. Zu diesem Zeitpunkt werden Nutzerzahl, Funktionsnutzung und Alternativen geprüft. So beginnt die Verhandlung, solange noch echte Optionen bestehen.

Kennzahlen für ein steuerbares Softwareportfolio

Neben Gesamtkosten sollten CFO und CIO mindestens fünf Kennzahlen sehen: SaaS-Kosten je FTE, Anteil inaktiver Seats, Anteil der Verträge mit Owner, Anteil der Renewals mit rechtzeitiger Prüfung sowie die Zahl funktional überlappender Tools. Ergänzend kann der Prozentsatz monatlich kündbarer gegenüber langfristig gebundener Software zeigen, wie flexibel das Portfolio ist.

Diese Kennzahlen machen aus Einzelverträgen ein aktiv gesteuertes Portfolio und verhindern, dass die nächste Optimierungsrunde wieder bei null beginnt.

Praxisregel für neue Tools

Eine einfache Regel verhindert viel spätere Bereinigung: Kein neues Tool ohne benannten Owner, Budget, Renewal-Datum und Exit-Kriterium. Bereits diese vier Felder schaffen Verantwortlichkeit und machen spätere Entscheidungen deutlich leichter.

Checkliste: SaaS-Kosten in vier Wochen bereinigen

• Vollständige Lieferantenliste inklusive Kreditkarten-Abos erstellen.
• HR-Liste gegen aktive Nutzer abgleichen.
• Tools mit weniger als 30 Prozent aktiver Nutzung markieren.
• Enterprise-Funktionen je Nutzergruppe prüfen.
• Überschneidende Tools nach Use Case clustern.
• Renewals der nächsten sechs Monate priorisieren.
• Mindestmengen und Preisstaffeln prüfen.
• Externe Nutzer und Serviceaccounts separat bewerten.
• Drei bis sechs Monate vor großen Renewals verhandeln.
• Neue SaaS-Käufe an Owner, Budget und Exit-Kriterium binden.

Häufige Fragen

Ist das günstigste Tool automatisch die beste Wahl?

Nein. Integrationen, Wechselkosten, Produktivität, Sicherheit und Datenmigration können wichtiger sein als der reine Lizenzpreis.

Wie oft sollte ein SaaS-Audit stattfinden?

Für größere Softwareportfolios mindestens halbjährlich. Eine monatliche automatisierte Kontrolle von Ein- und Austritten reduziert zusätzlich Seat-Leakage.

Sollte man mehrere Tools in einer Suite bündeln?

Nur wenn die Suite die kritischen Anforderungen erfüllt. Konsolidierung spart Verwaltung und Kosten, darf aber keine operative Verschlechterung erzwingen.

Fazit

SaaS-Optimierung beginnt nicht mit einer Rabattanfrage. Sie beginnt mit Transparenz über Nutzer, Funktionen, Überschneidungen und Renewals. Danach ist die Verhandlung deutlich einfacher, weil das Unternehmen seine tatsächliche Nachfrage kennt.

Von Falkenrath & Company prüft Software- und Lizenzportfolios auf Nutzung, Doppelstrukturen und Vertragshebel. Mehr zum Vorgehen finden Sie in den FAQ. Für ein erstes Screening Ihrer größten Softwarekosten können Sie über den Kontakt ein unverbindliches Gespräch vereinbaren.